Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kattava kuva Medistar Oy:n (myöhemmin Yhtiö) rekrytointipalvelun työnhakijoille ja potentiaalisille työnhakijoille siitä, mitä henkilötietoja heistä kerätään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Seloste koskee myös Medistariin töihin hakevia työnhakijoita. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota Medistar noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa työnhakijalle mahdollisuus tuoda ansioluettelo, koulutus- ja työkokemustiedot sekä kiinnostuksen kohteet Medistar Oy:n tietoon uuden työpaikan etsimisen pohjaksi, jotta oikeat työntekijät löytäisivät mahdollisimman tehokkaasti oikeat työnantajat sekä oikea aikaisesti. Tätä tarkoitusta varten Medistar kerää työnhakijoiksi rekisteröityvistä henkilöistä heidän työllistymistään ja oikeaa sijoittamistaan palvelevia tietoja. Tietojen keräämisen ja käytön systematisoinnilla pyritään tehostamaan Medistarin toimintaa ja tarjoamaan asiakkaille nopeampaa ja parempaa palvelua siten, että tyytyväisellä työnantajalla on tyytyväinen työntekijä.
Medistar tarjoaa rekrytointipalveluita, joissa se yhdistää työnhakijoita ja työnantajia. Tämän lisäksi Medistar rekrytoi omaan palvelukseensa.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavaa tai tunnistettavissa olevaa henkilöä koskevia tietoja, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (tietosuoja-asetus) on määritelty.
Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: työelämän tietosuojalaki) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavaa tai tunnistettavissa olevaa henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, syntymäaika ja käyttäjätunnus.
Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajiin sekä uutiskirjeen tilaajiin (rekisteröity).
Rekisterinpitäjä: Medistar Oy
Tietosuoja-asioista vastaava: Kristian Närhi
Yhteystiedot: Medistar Oy, kristian.narhi@medistar.fi
Työnhakijoita ja potentiaalisia työnhakijoita koskevia henkilötietoja käsitellään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi, henkilötietoja voidaan käyttää Yhtiön ja henkilön väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Yhtiön tai tämän asiakkaan ja henkilön oikeutettujen etujen toteuttaminen. Lisäksi rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle.
Mikäli työnhakija työllistetään, rekrytoinnin aikaisten henkilötietojen käsittely siirtyy työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteen alaiseksi.
Yhtiö kerää ja käsittelee potentiaalisista kandidaatin rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee potentiaalisen kandidaatin itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.
Rekrytointiprosessin yhteydessä kerättävät henkilötiedot:
Työnhakijoita koskien ensisijainen tietolähde on aina potentiaalinen henkilö itse, ja ellei Medistar velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.
Henkilötietoja kerätään erilaisten tapahtumien yhteydessä (messut, opiskelijatapaamiset yms.), Medistar Oy:n digitaalisten palvelukanavien kautta tai muutoin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös mm. ammattiliittojen ja opiskelijajärjestöjen ylläpitämistä rekistereistä sekä muista vastaavista rekistereistä.
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään siihen asti, kunnes todetaan, ettei heihin oteta yhteyttä asiaa koskien tai heihin otetaan yhteyttä. Yhteydenoton kohdalla henkilö joko ilmoittaa kiinnostuksensa ja siirtyy työnhakijaksi tai hänen henkilötietonsa tätä koskien poistetaan.
Työnhakijan, joka tulee valituksi Yhtiön palvelukseen, rekrytointitietojen käsittelyä jatketaan rekrytoinnin jälkeen työsuhteen perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen tietojaan poistettavaksi.
Yhtiön alla henkilötietoja voivat käsitellä käsittelijän asemassa olevat yrittäjä- ja franchise-yritykset.
Lisäksi henkilön tietoja voivat käsitellä Yhtiön tietojärjestelmiä ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat, mutta vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä sopimuksen toteuttamiseksi. Kaikilla tietoja käyttävillä palveluntarjoajilla on sopimuksella sovittu tietojen salassapitovelvollisuudesta.
Tarkemmat tiedot vastaanottajista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa rekisterinpitäjältä.
Yhtiö voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi, Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos henkilötietoja siirretään, siitä ilmoitetaan etukäteen henkilölle.
Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:
Yhtiön verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin sekä kahdennetun tunnistautumisen avulla. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.
Yhtiö säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Yhtiön työntekijöitä on ohjeistettu, että henkilöiden henkilötunnuksia ei saa tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Yhtiön rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva Yhtiön henkilöstö ja tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen vastaanottajien vastuuhenkilöt.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus tietojenkäsittelyyn liittyvistä asioista.
Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi, tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeus perua suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus koska tahansa. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään postitse tai sähköisesti, ja osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Pyynnön yhteydessä tulee kertoa, että kyseessä on rekrytointiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskeva pyyntö. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta esim. palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Euroopan unionissa valituksen voi tehdä erityisesti valtiossa, jossa on rekisteröidyn vakinainen asuin- tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 17.3.2021.
Lue myös Yhtiömme muista tietosuojatiedotteista:
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Medistar Oy:n uutiskirjeen tilaajille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Medistar Oy:n asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteystyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajille sekä uutiskirjeen tilaajille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja Yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.